So gehen wir mit deinen Daten um
Theradocx verarbeitet das Vertraulichste, was es in deiner Arbeit gibt. Auf dieser Seite steht in normaler Sprache, was mit einer Sitzung technisch passiert, wer was sehen kann und was wir bewusst nicht behaupten.
Deine Sitzungsinhalte liegen verschlüsselt auf europäischen Servern, werden für die KI-Verarbeitung kurzzeitig entschlüsselt und danach wieder verschlüsselt abgelegt. Kein Protokoll wird gültig, bevor du es gelesen und freigegeben hast.
Was wir mit dem Wissen daraus machenDer Weg einer Sitzung
Von der Aufnahme bis zur Speicherung, Schritt für Schritt.
Aufnahme oder Diktat
Du dokumentierst auf einem von vier Wegen: Live-Aufnahme im Browser, nachträgliches Diktat, Import einer bestehenden Datei oder manuell getippt. Für die Live-Aufnahme muss das KI-Einverständnis deiner Klient:in in der Akte hinterlegt sein, sonst steht die Methode nicht zur Verfügung.
Übertragung
Die Audiodatei wird verschlüsselt an unsere Verarbeitung übergeben und liegt dort in einem privaten Speicher, auf den es keinen öffentlichen Zugriff gibt. Jeder Verarbeitungsauftrag bekommt einen eigenen Schlüssel, der nur zu genau dieser Sitzung passt.
KI-Verarbeitung
Aus dem Audio entsteht ein Transkript, daraus Kurzprotokoll, Langprotokoll und Analyse. Die Transkription übernehmen quelloffene Modelle, die wir selbst betreiben, auf Rechenleistung, die wir in den Niederlanden anmieten. Deine Aufnahmen gehen dabei an keinen externen Transkriptionsdienst. Die Sprachmodelle für die Protokolle laufen über die Cloud der T-Systems (Deutsche Telekom) in Deutschland.
Prüfen und freigeben
Das Ergebnis ist ein Vorschlag, kein fertiges Dokument. Du liest es, änderst es und gibst es frei; bis dahin trägt es im System den Status "nicht freigegeben".
Speicherung
Protokolle und Transkripte liegen feldweise verschlüsselt in der Datenbank, mit einem eigenen Schlüssel pro Praxis. Die Audiodatei wird spätestens 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht, damit in dieser Zeit eine fehlgeschlagene Verarbeitung noch einmal gestartet werden kann.
Für Klient:innen
Dieser Abschnitt richtet sich an Menschen, die bei einer Therapeut:in in Behandlung sind.
Wenn Ihre Therapeut:in eine Sitzung live aufnehmen möchte, braucht sie dafür Ihre schriftliche Einwilligung. Diese Einwilligung ist freiwillig, und Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Wenn Sie Nein sagen, findet die Sitzung ohne Aufnahme statt und wird von Hand dokumentiert. Für Ihre Behandlung entsteht daraus kein Nachteil.
Nach der DSGVO ist Ihre Therapeut:in die Verantwortliche für Ihre Daten, und wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag. Wenn Sie Auskunft oder Löschung möchten, wenden Sie sich deshalb am besten zuerst an sie, denn sie kann beides direkt veranlassen. Sie können sich aber jederzeit auch an uns wenden, unter datenschutz@theradocx.at.
Wer sieht was
Was deine Praxis sieht, was wir sehen und was in keinem Werkzeug sichtbar ist.
Deine Praxis
- Alle Akten, Transkripte, Protokolle und Aufnahmen deiner Praxis
- Den Freigabestatus jedes Protokolls
- Ob ein KI-Einverständnis vorliegt und wann es gesetzt wurde
Theradocx
- Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten
- Ob eine Verarbeitung gelaufen oder fehlgeschlagen ist
- Technische Fehlerprotokolle ohne Sitzungsinhalte
Nirgends sichtbar
- Sitzungsinhalte in unserem internen Verwaltungswerkzeug: dort gibt es keine Funktion, die sie entschlüsselt anzeigt
- Klinische Inhalte für den Organisations-Admin einer Organisation: dessen Bereich enthält nur Mitglieder und Konto
- Audioaufnahmen nach Ablauf der 30 Tage
Wo die Daten liegen
Der Kern der Plattform läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland, und die Sprachmodelle für die Protokolle laufen über die Cloud der T-Systems (Deutsche Telekom), ebenfalls in Deutschland.
Eine Ausnahme gibt es, und die wollen wir offen benennen: Aufnahmen und Diktate in Text zu übersetzen braucht Grafikprozessoren, und davon stehen in Deutschland derzeit zu wenige zur Verfügung. Wir mieten diese Rechenleistung deshalb in den Niederlanden an und betreiben darauf unsere eigenen, quelloffenen Modelle. Beteiligt ist dabei ein Anbieter von Rechenleistung, kein KI-Dienst: Die Aufnahmen werden zu keinem Zeitpunkt an einen externen Transkriptionsanbieter weitergegeben.
Weil dieser eine Schritt außerhalb Deutschlands läuft, sagen wir EU-Hosting mit Kerndaten in Deutschland und nicht alles in Deutschland.
Löschen und Mitnehmen
Einzelne Sitzungen löschst du direkt in der Sitzungsansicht; das ist endgültig. Löschst du dein ganzes Konto, wird es zuerst gesperrt und nach einer Frist von sieben Tagen endgültig entfernt, inklusive der zugehörigen Dateien.
Beachte dabei deine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Behandlungsdokumentation.
Häufige Fragen
Die Fragen, die vor dem ersten Einsatz am häufigsten kommen.
Nein. Die Daten sind bei der Übertragung und im Speicher verschlüsselt, für die Verarbeitung müssen sie technisch lesbar gemacht werden. Wer etwas anderes verspricht, verschweigt diesen Schritt.
Die rechtlich verbindliche Fassung steht in der Datenschutzerklärung. Fragen, die hier nicht beantwortet sind, gehen an datenschutz@theradocx.at.