Praxissoftware Psychotherapie Österreich 2026
Welche Praxissoftware passt zu deiner psychotherapeutischen Praxis in Österreich? Ehrlicher Überblick über 8 Anbieter, Auswahlkriterien und Preise.
Praxissoftware für Psychotherapie deckt in Österreich vier Bereiche ab: die Klient:innenakte (Stammdaten, Anamnese, Diagnosen, Dokumente), die Sitzungsdokumentation, die Abrechnung mit österreichischen Besonderheiten wie Honorarnoten, Sammelrechnungen und Registrierkasse, sowie den Terminkalender. Neu dazugekommen ist eine fünfte Kategorie: KI-Dokumentation, also Software, die Kurzprotokoll, Langprotokoll oder Verlaufseintrag automatisch aus Aufnahme oder Diktat erstellt. Kein Anbieter am österreichischen Markt ist in allen fünf Bereichen gleich stark. Genau darum geht es in diesem Überblick.
Offenlegung: Diesen Überblick schreibt Theradocx. Wir sind selbst einer der hier genannten Anbieter. Wir haben versucht, die anderen so zu beschreiben, wie wir selbst beschrieben werden wollen: mit Stärken und mit Grenzen.
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Bevor du Anbieter vergleichst, lohnt es sich, die eigene Priorität zu klären. Diese sieben Kriterien trennen die Produkte am deutlichsten voneinander.
| Kriterium | Worauf du achtest | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Dokumentation | Freitext, eigene Vorlagen oder strukturierte Protokollarten (Kurzprotokoll, Langprotokoll, Analyse) | Bestimmt, wie viel du nach jeder Sitzung selbst tippst |
| KI-Dokumentation | Erstellt die Software Protokolle selbst, oder hilft sie nur beim schnelleren Tippen (Sprach-zu-Text) | Der größte Unterschied zwischen den Generationen von Praxissoftware |
| Abrechnung Österreich | Honorarnoten, Sammelrechnung, Kostenzuschussanträge, Registrierkasse | Registrierkassenpflicht besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsätzen pro Jahr, beide Grenzen müssen überschritten sein |
| Datenschutz und Serverstandort | Wo liegen die Daten, wie wird verschlüsselt, was passiert bei KI-Verarbeitung | Klient:innendaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO |
| Browser oder Desktop | Webanwendung ohne Installation oder lokale App auf einem Gerät | Entscheidend, wenn du in Zweitpraxis, Ambulanz oder unterwegs arbeitest |
| Preis netto | Netto oder brutto ausgewiesen, monatlich oder jährlich, Add-ons separat | Anbieter weisen unterschiedlich aus, ein direkter Preisvergleich ist ohne Umrechnung irreführend |
| Testphase | Länge, Kreditkarte nötig, echter Datenimport möglich | Dokumentationssoftware beurteilst du erst nach ein paar echten Sitzungen |
Ein Hinweis zum Preisvergleich: Theradocx weist netto aus, ZEIPSY und VIA HealthTech brutto. 45 Euro netto entsprechen bei 20 Prozent österreichischer Umsatzsteuer 54 Euro brutto. Achte darauf, welcher Wert auf der jeweiligen Website steht.
Die Anbieter im Überblick
Acht Lösungen, die in Österreich tatsächlich in psychotherapeutischen und psychologischen Praxen eingesetzt werden, sortiert nach Nähe zur Dokumentationsfrage.
Theradocx
Theradocx ist KI-Dokumentation plus Praxissoftware in einem: Kurzprotokoll, Langprotokoll und Analyse entstehen automatisch aus Aufnahme, nachträglichem Diktat, manueller Eingabe oder Text-Import. Die Langprotokolle sind methodenspezifisch (Verhaltenstherapie, tiefenpsychologisch, humanistisch, systemisch). Dazu kommen Klient:innenakte mit Therapieplan und Medikation, Kalender mit Google- und Apple-Sync, ein Finanzmodul mit Honorarnoten und Drittzahlern sowie Process Tracking über den Verlauf. Preise: Praxis Verwaltung ohne KI 20 Euro netto pro Monat (24 Euro inkl. 20 Prozent USt.), Beginner mit 40 KI-Sitzungen 45 Euro netto (54 Euro brutto), Advanced mit 80 Sitzungen 80 Euro netto (96 Euro brutto), Professional unlimitiert 120 Euro netto (144 Euro brutto). Videositzungen kosten 20 Euro netto extra. Grenzen: Antrags- und Gutachterberichte sind kein Schwerpunkt, und wer nur eine sehr schlanke Terminverwaltung sucht, zahlt hier für Funktionen, die er nicht braucht. Datenschutz: EU-Hosting, feldweise AES-256-Verschlüsselung pro Therapeut:in, das KI-Einverständnis der Klient:innen wird vor jeder automatisierten Verarbeitung dokumentiert geprüft.
VIA HealthTech
VIA ist der am stärksten spezialisierte KI-Dokumentationsanbieter im deutschsprachigen Raum: Sitzungsnotizen mit verfahrensspezifischen Vorlagen, handschriftliche Notizen per Tablet, Export als PDF/A und Word, und ein deutlicher Schwerpunkt auf Antrags-, Gutachter- und Befundberichten. Datenschutzseitig punktet VIA mit BSI-C5- und ISO-27001-Nachweisen. Grenzen: Klient:innenakte, Terminkalender, Rechnungen und Videositzungen sind nicht Teil des Produkts, du brauchst also eine zweite Software daneben. Preise laut Anbieter inkl. MwSt.: Lite 49 Euro pro Monat für 30 Dokumentationen ohne Berichterstellung, Premium 119 Euro pro Monat (99 Euro im Jahresabo) unlimitiert. Der ausführliche Vergleich steht unter Theradocx vs. VIA HealthTech.
PlaynVoice
PlaynVoice ist ein reiner KI-Notetaker für psychotherapeutische und psychiatrische Settings: automatische Transkription, daraus Verlaufseinträge, Diagnostik- und Verlängerungsberichte, und ausdrücklich mehrsprachig inklusive Schweizerdeutsch. Zielmärkte sind die deutschsprachige Schweiz, Deutschland und Österreich. Die Daten liegen laut Anbieter verschlüsselt auf Servern in der Schweiz. Grenzen: Praxisverwaltung, Rechnungen und Kalender gibt es nicht, die Notizen wandern per Copy-Paste in dein bestehendes System. Preise werden auf der Website nicht öffentlich genannt, der Test läuft über Kontaktaufnahme.
freudio
freudio ist moderne österreichische Praxissoftware mit starker Abrechnungsseite: Sammelabrechnung mit einem Klick, QR-Code-Zahlung, automatisierte Kostenzuschussanträge, ICD-10-Integration, Gruppentherapie und Videositzungen (10 pro Monat inklusive, Gruppen bis 20 Teilnehmende). Registrierkasse gibt es als Add-on für 120 Euro pro Jahr. Import unter anderem aus TheraPsy, Synaptos, Appointmed und Psido, mit Wechselgutschrift bis 150 Euro. Grenzen aus Dokumentationssicht: Protokolle schreibst du selbst, Sprach-zu-Text hilft beim Tippen, erstellt aber kein fertiges Protokoll. Ein Verlaufs-Tracking über Sitzungen hinweg ist nicht beworben. Preis: Komplettpaket 49,99 Euro pro Monat (41,67 Euro bei jährlicher Zahlung), Praxisstart für Ausbildungskandidat:innen 24,99 Euro. Details unter Theradocx vs. freudio.
TheraPsy
TheraPsy ist seit 2017 etabliert und in der Abrechnung sehr breit: Sammelrechnungen, Registrierkasse über Hellocash, Fahrtenbuch, Steuerberater-Exporte, ICD-10-Datenbank, Anamnesevorlagen. Für Ausbildungskandidat:innen gibt es 50 Prozent Rabatt auf Pro plus einen Supervisionsmodus für Ausbildungsstunden. Preise: Lite kostenlos bis 10 Klient:innen, Pro 24,90 Euro pro Monat (22,90 Euro jährlich), Videositzungen über TheraPsy Connect ab 17,90 Euro als Pro-Add-on. Grenzen: TheraPsy läuft als Desktop-App für Windows und macOS, es gibt keine Browser- oder Mobilversion, und Dokumentation bedeutet hier eigene Vorlagen plus Selbertippen. Audiodateien lassen sich speichern, aber nicht transkribieren. Details unter Theradocx vs. TheraPsy.
Psido
Psido ist die administrativ dichteste Lösung im Feld: digitale Registrierkasse, Rechnungslegung mit einem Klick, Finanzübersicht mit automatischem Konto-Abgleich, Versicherungsanträge, Wartelisten, DSGVO-konforme Videosprechstunde, SMS- und E-Mail-Terminerinnerungen sowie eine KI-gestützte Dokumentation mit Diktatfunktion. Serverstandort ist Frankfurt (Microsoft Azure), verschlüsselt mit AES-256. Import aus CSV und aus TheraPsy. Der Preis liegt laut Website bei 25 Euro pro Monat oder 250 Euro pro Jahr, der erste Monat ist frei. Grenzen: Der Schwerpunkt liegt klar auf Verwaltung und Finanzen, die KI-Dokumentation ist nicht methodenspezifisch ausdifferenziert, und die Zielgruppe ist bewusst breit über viele Gesundheitsberufe hinweg.
Synaptos
Synaptos ist österreichische Praxissoftware für viele therapeutische Berufsgruppen, von Physiotherapie über Ergotherapie bis Psychotherapie und Lebensberatung. Stark bei Terminplanung mit Online-Buchung und Gruppenkalender, bei der Abrechnung mit Abrechnungscockpit, Registrierkasse (ab dem Tarif Einsteiger) und eld@-Direktverrechnung, sowie bei konfigurierbaren Befundvorlagen. Die Daten liegen ausschließlich in Wien bei Medialine AG. Preise netto zzgl. USt.: Gründer 30 Euro, Einsteiger 45 Euro, Sorglos 86 Euro, Premium 112 Euro pro Monat, plus 30 Euro für Angestellte. 14 Tage kostenlos. Grenzen: keine KI-Dokumentation, und weil das Produkt viele Berufsgruppen bedient, ist es psychotherapiespezifisch weniger tief als die fokussierten Anbieter.
ZEIPSY
ZEIPSY richtet sich gezielt an klinische Psycholog:innen, Psychotherapeut:innen und psychosoziale Berater:innen in Österreich. Honorarnoten entstehen aus abgehakten Terminen samt Pflichtangaben für die Krankenkassen, dazu kommen ICD-10-Diagnosen, ein Jahresabschluss als Excel-Export und Kostenzuschussanträge mit KI-Unterstützung beim Formulieren von Therapiezielen und Begründungen. Server stehen in Deutschland, ISO 27001 ist zertifiziert. Preise inkl. 20 Prozent USt.: Geringfügig 0 Euro (bis 10 Termine pro Monat), Teilzeit 24,99 Euro (20,83 Euro netto, 30 Termine), Vollzeit 44,99 Euro (37,49 Euro netto, unlimitiert), 30 Tage kostenlos ohne Kreditkarte. Grenzen: keine Registrierkasse, und die KI hilft bei Anträgen, nicht bei der Sitzungsdokumentation selbst.
Welche Praxissoftware passt zu wem
Einzelpraxis mit viel Nacharbeit
Wenn du abends noch zwei Stunden Protokolle nachträgst, ist Verwaltung nicht dein Engpass. Dann lohnen sich die Anbieter, die das Protokoll selbst erstellen: Theradocx, wenn du Dokumentation und Praxisverwaltung in einem Tool willst, VIA HealthTech, wenn du bereits eine Verwaltung hast und nur Dokumentation und Berichte suchst, PlaynVoice, wenn du einen schlanken Notetaker neben deinem bestehenden System willst.
Praxis mit Registrierkasse und Abrechnungsfokus
Wenn Barumsätze, Sammelrechnungen und Kostenzuschussanträge deine eigentliche Last sind, sind die Verwaltungsspezialisten die bessere Wahl: Psido für Registrierkasse plus Konto-Abgleich, freudio für schnelle Sammelabrechnung und Kostenzuschuss-Automatik, TheraPsy, wenn du bewusst lokal am eigenen Rechner arbeiten willst, Synaptos, wenn du mehrere Berufsgruppen oder Standorte verwaltest.
Ausbildungskandidat:in
Hier zählt der Einstiegspreis. ZEIPSY hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif bis 10 Termine pro Monat, TheraPsy gibt 50 Prozent Rabatt auf Pro plus Supervisionsmodus, freudio hat den Praxisstart-Tarif, und Theradocx bietet Praxis Verwaltung für 12 Euro inkl. USt. pro Monat (10 Euro netto) sowie 10 Prozent Rabatt auf die Pakete mit KI-Dokumentation. Solange du wenige Stunden hast, ist ein KI-Paket meist noch nicht die wirtschaftlichste Entscheidung.
Organisation, Ambulatorium, Gruppenpraxis
Hier geht es um Standardisierung und um Abrechnung, die nicht pro Kopf explodiert. Synaptos Premium deckt Rechte- und Benutzerverwaltung über mehrere Standorte ab. Wenn im Team unterschiedlich dokumentiert wird und ihr die Dokumentationsqualität vereinheitlichen wollt, sprich uns an: Für Einrichtungen gibt es bei Theradocx ein eigenes Modell mit zentraler Abrechnung statt Einzellizenzen, aktuell über Direktkontakt und nicht über Self-Service.
Falls du bereits ein System nutzt und der Wechsel dich abschreckt: Für TheraPsy, Synaptos und ZEIPSY gibt es einen Klient:innen-Import, der in wenigen Minuten durchläuft, ältere Dokumentation kommt per Text-Import dazu.
Häufige Fragen
Was ist Praxissoftware für Psychotherapie?
Praxissoftware für Psychotherapie bündelt Klient:innenakte, Sitzungsdokumentation, Terminkalender und Abrechnung in einer Anwendung. In Österreich kommen Honorarnoten, Sammelrechnungen, Kostenzuschussanträge und je nach Umsatz die Registrierkasse dazu. Seit kurzem gibt es zusätzlich Lösungen, die die Sitzungsdokumentation mit KI automatisch erstellen.
Welche Praxissoftware für Psychotherapie gibt es in Österreich?
Verbreitet sind TheraPsy, freudio, Psido, Synaptos und ZEIPSY als Verwaltungslösungen sowie Theradocx, VIA HealthTech und PlaynVoice mit KI-Dokumentationsschwerpunkt. TheraPsy, freudio, Psido, Synaptos, ZEIPSY und Theradocx bilden österreichische Besonderheiten wie Honorarnoten und Kostenzuschussanträge direkt ab. VIA und PlaynVoice sind Dokumentationswerkzeuge ohne Praxisverwaltung.
Welche Software eignet sich für die Dokumentation in der Psychotherapie?
Das hängt davon ab, ob du Vorlagen oder fertige Protokolle willst. TheraPsy, freudio, Synaptos und ZEIPSY arbeiten mit eigenen Vorlagen, du schreibst selbst. Theradocx, VIA HealthTech und PlaynVoice erstellen die Dokumentation automatisch aus Aufnahme oder Diktat, du prüfst und gibst frei.
Was kostet Praxissoftware für Psychotherapie in Österreich?
Reine Verwaltung liegt zwischen 0 Euro (ZEIPSY Geringfügig, TheraPsy Lite) und rund 50 Euro pro Monat. Lösungen mit KI-Dokumentation starten bei 45 Euro netto (Theradocx Beginner, 54 Euro inkl. USt.) beziehungsweise 49 Euro inkl. MwSt. (VIA Lite). Achte darauf, ob ein Preis netto oder brutto angegeben ist, das macht bei 20 Prozent USt. einen spürbaren Unterschied.
Ist Falldokumentation mit KI DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn drei Dinge stimmen: die Verarbeitung findet im europäischen Rechtsraum statt, es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und das Einverständnis der Klient:innen zur KI-Verarbeitung ist dokumentiert. Theradocx setzt auf EU-Hosting, feldweise AES-256-Verschlüsselung pro Therapeut:in und prüft das dokumentierte KI-Einverständnis vor jeder automatisierten Verarbeitung. Prüfe bei jedem Anbieter konkret, wo die Daten liegen und ob mit ihnen Modelle trainiert werden.
Kann ich von meiner bisherigen Praxissoftware wechseln?
In der Regel ja. Fast alle Anbieter am österreichischen Markt bieten einen Klient:innen-Import per CSV oder ZIP. Was üblicherweise nicht automatisch mitwandert, sind Honorarnoten, Kalender und Finanzhistorie, dort startest du im neuen System frisch.
Nächster Schritt
Es gibt keine beste Praxissoftware für Psychotherapie in Österreich, es gibt nur die, die deinen größten Engpass löst. Ist das die Abrechnung, schau dir Psido, freudio oder Synaptos an. Ist es die Nacharbeit nach der Sitzung, sind Theradocx, VIA HealthTech oder PlaynVoice die richtige Liste.
Wenn du zur zweiten Gruppe gehörst: Die Pakete und Preise findest du unter Preise, testen kannst du Theradocx 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
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