Honorarnote Psychotherapie: Pflichtangaben und Muster

Seit 1. Jänner 2025 ist die Honorarnote in der Psychotherapie keine Formsache mehr, sondern Pflicht: § 40 Abs. 6 PThG 2024 verpflichtet dich, nach der Behandlung eine Rechnung auszustellen. Welche Angaben darauf gehören, regelt das Umsatzsteuergesetz. Dieser Artikel geht die Pflichtangaben einzeln durch, erklärt den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung und bietet eine kostenlose Honorarnote-Vorlage zum Download.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine Orientierung für den Praxisalltag und keine Steuerberatung. Maßgeblich sind die Gesetzestexte. Bei konkreten Fragen wende dich an deine Steuerberatung.

Vorlage herunterladen: Honorarnote-Vorlage als Word-Datei zum Ausfüllen oder als PDF zum Ansehen.

Musst du eine Honorarnote ausstellen?

Ja. § 40 Abs. 6 PThG 2024 verpflichtet Psychotherapeut:innen, „eine klare Preisinformation zur Verfügung zu stellen und nach erfolgter psychotherapeutischer Behandlung, Beratung, Begleitung oder Betreuung eine Rechnung auszustellen". Ausgenommen sind nur Leistungen, die direkt mit einem inländischen Träger der Sozialversicherung oder der Krankenfürsorge verrechnet werden.

Das geht über das Umsatzsteuergesetz hinaus: Dieses verpflichtet nur bei Leistungen an andere Unternehmer:innen oder juristische Personen zur Rechnung (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). Bei Privatpersonen wäre eine Rechnung nach dem UStG allein freiwillig, das PThG 2024 macht sie zur Pflicht.

Die Pflichtangaben nach § 11 UStG

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt § 11 Abs. 1 Z 3 UStG. Für eine Honorarnote in der Psychotherapie heißt das:

Zwei Punkte aus der Tabelle verdienen eine Erklärung: der Hinweis auf die Steuerbefreiung und die UID-Nummer.

Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung

Psychotherapie ist nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das Gesetz nennt ausdrücklich „Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Dentist, Psychotherapeut, Hebamme" erbracht werden. Es handelt sich um eine sogenannte unechte Befreiung: Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung, kannst dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen (§ 12 Abs. 3 UStG).

Weil keine Steuer anfällt, verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG statt des Steuersatzes einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Einen bestimmten Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor. Laut Umsatzsteuerrichtlinien (Rz 1546) ist die Anführung der gesetzlichen Bestimmung nicht einmal erforderlich. Üblich und eindeutig ist:

Die Leistungen sind gem. § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit.

Nicht alles, was du in der Praxis anbietest, ist automatisch befreit. Die Umsatzsteuerrichtlinien nennen zum Beispiel Supervision und Seminare als nicht befreite Leistungen (Rz 954), ebenso Gutachten in laufenden Gerichtsverfahren (Rz 953). Für solche Einnahmen kann die Kleinunternehmerregelung relevant sein: Sie gilt, wenn deine Umsätze 55.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht und im laufenden Jahr noch nicht übersteigen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG). Befreite Psychotherapie-Umsätze nach Z 19 werden dabei nicht mitgezählt.

Brauchst du eine UID-Nummer?

Meistens nicht. Die UID des Leistenden muss nur auf der Rechnung stehen, „soweit der Unternehmer im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht" (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG). Rechnest du ausschließlich befreite Psychotherapie ab, entfällt sie. Laut Umsatzsteuerrichtlinien (Rz 1554) vergibt das Finanzamt an Unternehmer:innen mit ausschließlich unecht befreiten Umsätzen auch nicht automatisch eine UID.

Hast du trotzdem eine, etwa wegen steuerpflichtiger Nebenleistungen, gehört sie auf die Honorarnote. Die Vorlage hat dafür eine Zeile, die du sonst einfach löschst.

Fortlaufende Nummer und Datum

Jede Honorarnote braucht ein Ausstellungsdatum (lit. g) und „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird" (lit. h). Laut Umsatzsteuerrichtlinien (Rz 1548 bis 1552) darfst du Buchstaben verwenden und mehrere Nummernkreise führen, solange die Vergabe systematisch ist. Ein Schema wie 2026-001, 2026-002 erfüllt das.

Sonderfall: Honorarnoten bis 400 Euro

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt, gelten erleichterte Regeln (§ 11 Abs. 6 UStG). Neben dem Ausstellungsdatum genügen dann Name und Anschrift des Leistenden, Art und Umfang der Leistung, der Tag der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name und Adresse der Klient:in sowie die fortlaufende Nummer dürfen entfallen.

Ob bei einer solchen Kleinbetragsrechnung der Hinweis auf die Befreiung den Steuersatz ersetzt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich. Unsere Empfehlung: Schreib ihn trotzdem dazu. Die Vorlage enthält ohnehin alle Angaben, damit bist du bei jedem Betrag auf der sicheren Seite.

Was nicht auf die Honorarnote muss

Weder das Umsatzsteuergesetz noch das PThG 2024 verlangen eine Diagnose oder die Sozialversicherungsnummer auf der Honorarnote. Die Diagnose gehört in die Dokumentation (§ 44 Abs. 1 PThG 2024), nicht in die Rechnung. Was die Krankenversicherung für einen Kostenzuschuss braucht, ist eine eigene Frage und hängt vom jeweiligen Träger ab.

Wie lange du Honorarnoten aufbewahrst

Hier gelten zwei Fristen nebeneinander, und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten.

Die Honorarnote selbst: sieben Jahre. Steuerrechtlich ist die Honorarnote ein Beleg. § 132 Abs. 1 BAO verlangt, Belege sieben Jahre aufzubewahren, und § 11 Abs. 2 UStG verpflichtet dich, von jeder Rechnung eine Durchschrift oder Abschrift sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Eine Honorarnote vom März 2026 bewahrst du also bis Ende 2033 auf. Läuft ein Abgabenverfahren, für das sie von Bedeutung ist, verlängert sich die Frist bis zu dessen Ende. Elektronisch ist das zulässig (§ 132 Abs. 2 BAO).

Die Angaben zum Honorar in der Dokumentation: zehn Jahre. Das PThG 2024 zählt das „vereinbarte Honorar und sonstige weitere Vereinbarungen aus dem Vertrag" sowie die „Übermittlung von Daten und Informationen an Dritte, insbesondere an Krankenversicherungsträger" zur Dokumentation (§ 44 Abs. 1 Z 4 und 7). Die Dokumentation bewahrst du zehn Jahre ab Beendigung der Behandlung auf (§ 44 Abs. 3). Mehr dazu in Psychotherapie Dokumentation Österreich: Dokumentationspflicht nach PThG 2024.

Die Rechnung als Beleg unterliegt also der Siebenjahresfrist, die Honorarvereinbarung in der Akte der Zehnjahresfrist.

Honorarnote-Vorlage: so ist das Muster aufgebaut

Die Vorlage folgt dem Aufbau, den auch Theradocx für Honorarnoten verwendet, und enthält alle Pflichtangaben aus der Tabelle oben:

• Kopf: Praxisname, dein Name und deine Berufsbezeichnung, E-Mail und Praxisadresse, optional die UID
• Klient:in: Name und Adresse
• Titel und Anrede: „Honorarnote" mit einer kurzen Einleitung
• Leistungstabelle: Position, Datum, Leistung, Dauer, Preis pro Einheit und Betrag
• Gesamtbetrag und der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung
• Abschluss: Grußformel und Unterschrift, daneben Honorar-Nr., Honorardatum und Fälligkeit
• Zahlungsinformationen: Bank, Kontoinhaber:in, IBAN, BIC und Verwendungszweck

Alles in eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben. Die letzte Zeile mit dem Hinweis auf Theradocx kannst du löschen.

Download: Honorarnote-Vorlage (Word) · Honorarnote-Vorlage (PDF)

Honorarnoten direkt aus der Akte

Eine Vorlage hilft, solange du wenige Honorarnoten im Monat schreibst. Wenn du für jede Honorarnote Name, Adresse und Preise erneut eintippst, lohnt sich eine Software, in der diese Daten schon liegen.

Im Finanzmodul von Theradocx schreibst du Honorarnoten direkt dort, wo Klient:innen und Sitzungen ohnehin liegen. Das Layout stellst du einmal ein, Einnahmen und Ausgaben stehen in derselben Übersicht. Das Finanzmodul gehört auch zum Paket Praxis Verwaltung für 20 Euro im Monat zzgl. USt., ganz ohne KI-Dokumentation. Alle Pakete findest du unter Preise, testen kannst du 14 Tage kostenlos.

Häufige Fragen

Muss ich als Psychotherapeut:in eine Honorarnote ausstellen?

Ja. Seit 1. Jänner 2025 verpflichtet § 40 Abs. 6 PThG 2024 Psychotherapeut:innen, nach erfolgter Behandlung eine Rechnung auszustellen, sofern die Leistung nicht direkt mit einem Sozialversicherungsträger verrechnet wird.

Welche Angaben muss eine Honorarnote enthalten?

Nach § 11 Abs. 1 Z 3 UStG: Name und Anschrift von dir und deiner Klient:in, Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, das Entgelt mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer. Eine UID-Nummer brauchst du nur, wenn du eine hast und auch steuerpflichtige Leistungen erbringst.

Ist Psychotherapie umsatzsteuerfrei?

Ja. Heilbehandlungen im Rahmen der Tätigkeit als Psychotherapeut:in sind nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Nicht befreit sind laut Umsatzsteuerrichtlinien zum Beispiel Supervision, Seminare und Gutachten in laufenden Gerichtsverfahren.

Wie lautet der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung?

Das Gesetz schreibt keinen Wortlaut vor, nur dass ein Hinweis auf die Befreiung auf der Rechnung steht. Üblich ist: Die Leistungen sind gem. § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Die Paragrafenangabe ist laut Umsatzsteuerrichtlinien nicht erforderlich, schadet aber nicht.

Brauche ich eine UID-Nummer auf der Honorarnote?

Nein, wenn du ausschließlich nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG befreite Psychotherapie abrechnest. Die UID ist nur anzugeben, soweit du Leistungen erbringst, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht. Unternehmer:innen mit ausschließlich unecht befreiten Umsätzen bekommen vom Finanzamt nicht automatisch eine UID.

Wie lange muss ich Honorarnoten aufbewahren?

Die Honorarnote als Beleg sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO, § 11 Abs. 2 UStG), bei laufenden Abgabenverfahren auch länger. Das vereinbarte Honorar gehört außerdem zur psychotherapeutischen Dokumentation (§ 44 Abs. 1 Z 4 PThG 2024), und die bewahrst du zehn Jahre ab Ende der Behandlung auf.

Quellen

• § 40 PThG 2024 im RIS (Rechnungspflicht, Abs. 6)
• § 44 PThG 2024 im RIS (Dokumentation und Aufbewahrung)
• § 11 UStG 1994 im RIS (Rechnungsmerkmale, Kleinbetragsrechnung)
• § 6 UStG 1994 im RIS (Befreiung nach Abs. 1 Z 19, Kleinunternehmer nach Z 27)
• § 12 UStG 1994 im RIS (Ausschluss vom Vorsteuerabzug)
• § 132 BAO im RIS (Aufbewahrungspflicht)
• Umsatzsteuerrichtlinien 2000 des BMF (Rz 953, 954, 1546, 1548 bis 1552, 1554)
• Kleinbetragsrechnungen, Unternehmensserviceportal